文書情報の共有化をはかることにより 　・同僚がもつ情報がわかり、グループワークの活性化が図れます。 　・担当者が不在でも必要な情報が取り出せるようになり､業務に支障をきたしません。 　・ムダなコピーや重複文書がなくなり、省資源、省エネルギーにつながります。 　・職場全体の仕事の仕組みがわかり、業務改善ができます。 　・お互いの仕事が見えるようになり、コミュニケーションが活発になります。 　文書管理のルールを標準化することにより 　・分類基準が明確になり、社内データーベースのネットワーク構築が可能になります。 　・文書リストが明確になり、文書の流出､紛失の発見が容易になります。 　・組織変更や人事異動の際、スムーズな引継が行えます。 　・オフィスの中の文書が一定量に保たれ、収納スペースの増加を防ぎます。 　廃棄基準､保存基準をつくることにより 　・机の上や足元から不要な書類がなくなり、デスク周りが広く使えます。 　・通路にあふれた出た書類がなくなり、安全性が確保できます。 　・キャビネットの上から書類がなくなり、景観をよくすることができます。 　・書類の絶対量が減り、不要な収納家具をなくすことができます。 　・書庫保存の基準が明確になり、書庫スペースのムダをなくします。 　キャビネット、ファイル用品を標準化することにより 　・オフィスの収納家具の規格を統一でき、スッキリしたオフィスレイアウトが 実現できます。 　・一人当り文書保管量の基準を決めることにより、収納家具の必要数を明確にできます。 　・キャビネット、ファイル用品の購入の一元化と在庫管理が容易になります。