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●ファイリングシステム用語●
●廃棄基準 ●保存基準
文書の保存年限は理屈の上では、各文書ごとに保存年限を定めて捨てるように
しなければならないが、実際にはファイル（フォルダー）に入れ文書を管理してい
るので、ファイル単位で保存年限を定め、ファイルに表示をしておく。書庫へは
ファイルを、保存年限毎に保存箱に収納すれば、廃棄も簡単に行える。
ファイル
の保存年限は、各職場に任せるが、法的に保存年限が定まっている場合や組織
として決めている保存年限があればそれを基準に定める。また、ファイルの中に
複数の保存年限の文書がある場合は最長の保存年限を適用する。
●分類方式（積み上げ式分類）
現実に存在する文書を使って、実務上必要な文書分類を作っていく方法で、現在
最も多く採用されている。 担当者が扱っている文書のうち、関係深いもの、同一業
務に関するものを集めて個別フォルダーに入れ内容を表したタイトルをつけ、更に
出来上がった多くの個別フォルダーのうち、関係深いもの、共通性のあるものを集
めて第２ガイドにより中まとめを作る。同様に第１ガイドによって大まとめを作る方法
で、はじめは個々の文書が、実務に沿って段階を踏んでまとめられ、体系づけられ、
分類される。
●分類方式（割り付け式分類）
全体の文書を調査し、その内容の種別によって、大分類・中分類・小分類と体系づけ、
それを文書分類表にまとめる分類方法。 理論的な面が重視され理路整然となるか
もしれないが、実務面が軽視され、使い勝手が悪くなる。また、使用する立場からす
れば、作られた分類をあてがわれ、それを使わなくてはならないので不満をもつ事が
あるなどの欠点があり、現在ではあまり使われていない。
●フォルダー方式
キャビネットを使い、挟み込み型の個別フォルダーに文書をファイルし、ガイドで区
分する方法で、一般的にファイリングシステムといえばこの方法。
●ボックス方式
キャビネットではなく、保管庫や棚を使って個別フォルダーで整理するには、フォル
ダーが自立しないので、ファイルボックスを使う方法。既存の収納家具を利用でき
るが、ファイルの取り出しはいちいちボックスを取り出さなくてはならない、ボックス
で区分をするのでムダなスペースができるなどの欠点がある。
●バインダー方式 (簿冊方式)
レターファイル・バインダーなど本体綴じつけ型のファイル用品を使って文書整理を
する方法で簿冊方式とも呼ばれる。
綴じ込んでいくので、順番が変わらない、繰っ
て見るのに見やすいなどの利点もあるが、文書に穴を開ける手間がかかる、廃棄が
面倒、個々の文書の活用ができない、分類区分が明確にならないで私物化になり
やすいなどの欠点がある。
●ｆｍ（ファイルメーター）
形状・サイズにかかわらず、書類やファイルを積み上げた厚さを計測した
書類の量を表す単位のこと。
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