ファイル基準表管理ソフト
File reference table management software
ファイル基準表管理ソフト
File reference table management software
このコントロールする仕組みに欠かせないのがファイル基準表です。
しかし、ファイル基準表の作成と管理は、ファイリングシステムを維持運営していくうえで、文書事務においては大きな負担となります。
くろがねファイリング研究所では、ファイル基準表の作成と管理にあたって、2種類のファイル基準表ソフトを用意し、文書事務の軽減を図ります。
一つは、社員・職員の皆さんが使い慣れている表計算ソフトExcel版ファイル基準表です。もう一つはデータベースソフトAccess版ファイル基準表管理ソフトで、Excel版ファイル基準表のデータをインポートし、フォルダー検索や移換え・置換え・書庫登録・廃棄などがより迅速・的確に行います。また、Access版ファイル基準表管理ソフトデータをExcel版ファイル基準表にエクスポートすることもできます。
ファイル基準表の各項目(第1ガイドタイトル・第2ガイドタイトル・フォルダータイトル・保存年限等)の入力作業は、使い慣れているExcelを使用することで効率よく作成出来ます。
ファイル基準表作成後は次の作業が出来ます。
●ファイル基準表のデータにより、フォルダーラベル印刷ができます。
●フィルター機能を活用し、
・書庫保存したフォルダーの書庫棚位置の登録
・年度末作業に必要な作業リストの作成
・廃棄年月日の登録
などの作業が出来ます。
●検索機能により、フォルダーの検索が出来ます。
Excelファイル基準表は表計算ソフトですので、より多くの機能が必要な場合は、データーベースソフトAccessによるファイル基準表が必要になります。そこでExcelファイル基準表のデータをAccessファイル基準表にインポートし、Accessの機能により、フォルダー検索や移換え・置換え・書庫登録・廃棄などが迅速・的確に行います。また、Access版ファイル基準表管理ソフトデータをExcel版ファイル基準表にエクスポートすることもできます。
●登 録 項 目 第1ガイド 第2ガイド フォルダーの三段階の階層構造
●フォルダー登録項目
①フォルダー名(17文字以内)サブタイトル(20文字以内)
②ファイル形式
③取扱説明
④保存年限(年度末廃棄・1年・3年・5年・10年・30年・永年を選択)
⑤廃棄予定日(年度と保存年限から自動計算)
⑥公開区分(公開・一部公開・非公開から選択)
⑦公開目録印刷(通常は印刷であるが、印刷しないこともできる)
⑧公開用名称・公開用サブタイトル
(フォルダー名・サブタイトルに個人名等があり、修正が必要であれば修正)
⑨年度表示の有無(フォルダーラベルへの印字)