導入を検討する際のポイント

文書整理の目的にあった整理方法を選ぶ

文書の整理方法は使うファイル用品の種類により大きく分けられます。
一つはレターファイル、バインダーなどに代表されるファイルに直接とじつける簿冊（ホルダー）方式。もう一つは、文書をファイルにはさみ込むフォルダー方式。
　・文書情報の共有化をはかり、必要な文書をすばやく検索する。
　・情報の寿命に従い、保管⇒保存⇒廃棄の流れを作る。
　・省スペース、低コストの実現。
　など、文書整理の目的を考えると簿冊方式よりもフォルダー方式の方が優れていることは明白です。

事例に学ぶ

ファイリングシステムを導入するには、実際に運用されている会社や自治体の視察を行い、
その取り組みから、維持管理に至るまでの事例を学び、自分たちの組織にあっているかを見極めることも大切です。

組織全体で取り組む

ファイリングシステムの導入にあたっては、事務局スタッフだけではなく、各部門から検討メンバーを選出したプロジェクトチームを編成し検討します。これにより、組織として取りくむ機運が高まり、導入にあたってはプロジェクトメンバーが各部門での導入リーダーとしての活躍が期待でき、導入がスムーズに行えます。

コンサルタントの選定

ファイリングシステムのマニュアル作りやファイル用品・収納家具の選択などはスタッフやプロジェクトメンバーで行えますが、実際の導入推進では、担当者一人一人が行う導入作業に的確なアドバイスが必要です。
しかし、内部の社員（職員）同士では専門知識や経験に乏しく、また馴れ合いになりやすいなど限界があります。そこで、外部コンサルタントの専門的知識と経験を活用します。

コンサルタントを選定するポイント

1. しっかりした会社組織であること。

導入だけではなく、維持管理を考えると個人経営のコンサルタントでは限界があります。

2. 指導実績が豊富なこと。

さまざまな場面で、的確で具体的なアドバイスが必要です。豊富な指導実績がなければ納得できるアドバイスなどできません。

3. コンサルタント個人が信頼できること。

会社だけではなく、実際に指導にあたるコンサルタントの指導実績や指導先での評価を聞き、信頼できるコンサルタントを選びます。

導入費用

ファイリングシステムを導入する費用は、組織規模や使用するファイル用品やキャビネットによって違ってきますので、くろがねにお問い合わせください。
参考として、ソフト・ハードを含めた概算の費用は一人あたり約15万円程度となります。
（3段ラテラルキャビネット使用・標準価格で算出）

ファイリングシステム導入フローチャート

導入よりも維持管理

ファイリングシステムは、「導入してしまったら後は何もしなくてもいい」というものではありません。半年もただ手をこまねいていると、あちこちに書類があふれ、フォルダーにはタイトルが書かれていない、ガイドも立っていないといった風景が見られるかもしれません。

文書の流れを意識してコントロールする

私たちの周りに日々発生する多くの書類を、年度替りの時期に溜まったアカを洗い落とし、必要でなくなった書類は捨てる、あまり見なくなった保存文書は書庫へスムーズに流してやることです。

定着には5～10年が必要

ファイリングシステムを適切に維持管理し、定着させるためには最低3年、一般的には5～10年が必要といわれ、フォローアップのための小まめな施策により定着を図ります。

維持管理活動の具体例

1. 年度末棚卸（引継ぎ・移換え）研修

2. 維持管理研修

3. 新人研修

4. 各課巡回コンサルティング