■行政文書ファイル保存要領（例）
１ 紙文書の保存場所・方法
（1） 事務室における保存　（※ファイリングシステムでは保管）

• 年度ごとにまとめられた行政文書ファイル等（保存期間が○年以上のもの）について、事務室においては、「①現年度の行政文書ファイル等」と「②前年度の行政文書ファイル等」とを区分して保存する。この場合、①の保存場所を職員にとってより使いやすい場所（例：ファイリングキャビネットの上段等）とするよう配意する。

（2）書庫における保存

• 「前々年度以前の行政文書ファイル等」については、副総括文書管理者に引き継ぎ、書庫で保存する。

■分類の方法について

具体的な分類の方法としては、各々の職員は、自ら現物の行政文書を確認しながら三段の階層構造の分類を行うものとする。　すなわち、
①まず、相互に密接な関連を有する行政文書を一の集合物（行政文書　ファイル）にまとめて小分類とし、
②次にその小分類をまとめて中分類とし、
③さらにその中分類をまとめて大分類としていくものとする。

分類に当たっては、行政文書の枚数や分類の項目数の目途を示すことも考えられる。
例えば、紙フォルダーを用いる場合は、
①小分類は行政文書の枚数にして100枚±50枚程度、
②中分類は小分類の項目数にして10項目±５項目程度、
③大分類は中分類の項目数にして５項目±３項目程度とするなどである。

■点検・監査の意義
文書管理に関するコンプライアンスを確保し、適正な文書管理を、組織及び一人ひとりに根付かせて維持するためには、点検・監査の効果的な実施が必要である

■研修の意義
適正な文書管理は、業務の効率化や円滑な行政運営に資するとともに、現在及び将来の国民に説明する責務を全うするための基本インフラである。このため、行政機関の職員一人ひとりが職責を明確に自覚し、誇りを持って文書を作成し、文書に愛着を持って適切な管理を行い、堂々と後世に残していくという意識を醸成する必要がある。