ファイリングシステムとは
About Filingsystem
ファイリングシステムとは
About Filingsystem
あるべき場所から欲しいものを見つけようとするのが「探す」、見えなくなったものを見つけようとするのが「捜す」。
オフィスで必要な文書をさがすとき、「たしか、どこかにあったはず…」、「そういえば見たことがある…」「そんな書類あったかな…」では、紛失したものを捜すのと同じこと。 どちらが効率的かはいうまでもないでしょう。
担当者個人の記憶にたよったり、いらない書類の中から捜す時代ではありません。
書類の整理は大掃除などの場当り的な処置では、いらない書類(媒体=単なる紙)が残って、逆に重要な文書(記録=必要な情報)が捨てられてしまうことにもなりかねません。 必要なのは、情報の整理マニュアル。 ファイリングシステムが文書整理のマニュアルを作ります。
情報には寿命があります。つまり文書ごとにその寿命の管理をすれば自然に情報の管理へとつながります。しかし、毎日毎日取り扱う膨大な書類の一枚一枚を管理するのは現実には不可能です。 ファイリングシステムでは「全体の整理の流れ」を取り決め、文書の必要度・活用度に基づいて、ファイル(フォルダー)の置き場所を換えていく「移換え」「置換え」の基準を明確にし、オフィス内、書庫双方を含めた文書のライフサイクル【「保管」⇒「保存」⇒「廃棄」】の流れを組織的にコントロールするのです。
ファイリングシステムは組織として、文書整理についてのマニュアルを整備し、用具を決め、マニュアルに従い、全員で取り組むことです。
ICTの発達がいつでも、どこでも仕事ができる環境を構築することを可能にし、ワークスタイルとともにオフィスの形態に大きな変化をもたらしました。 その時に重要なことは、必要な情報を共有し、誰でもすぐに使えるようにすることです。
ファイリングシステムは情報共有化の決め手となります。
効率のよい働きやすいオフィス環境をつくると同時に、それにかかるコストはなるべく抑えなければなりません。
ファイリングシステムは文書量の削減、省スペース化、検索時間の短縮を図るなどトータルなオフィスコストの削減を図ります。
災害、事故、テロなどいつ、どんなかたちで組織活動に危険がおよぶかもしれません。その危機に備えて情報のバックアップを残す重要性が高まっています。しかし、不要なものまで残す必要はありません。まず情報の価値判断を行い、必要なもののみ適切に保存することです。また、歴史的価値のある情報も、組織のナレッジ財産を蓄積するうえで重要です。ファイリングシステムはこれらの第一歩となります。
現代では、PL法や民事訴訟法、情報公開法など、組織情報開示の要請が高まっています。
求められる情報をすぐに取り出すことができない、情報の行方が分からない、ましてや情報の隠蔽や改ざんなどがあるようでは企業の社会的責任が問われ、存続さえ危ぶまれます。
ファイリングシステムは開示すべき情報を適切にすばやく提示することができ、組織として適正に管理することができます。
地球温暖化をはじめ環境保全はいまや身近なテーマです。
組織においても、これまでに増してReduce(発生抑制化)・Reuse(再利用化)・Recycle(再資源化)の対応を求められています。
ファイリングシステムはコピー量を削減でき、紙や収納家具の発生を抑制します。これにより省エネルギー化が図れます。