ファイリングシステムは文書のライフサイクル
【発生（作成・収受）⇒保管⇒保存⇒廃棄（移管）】をコントロールする仕組みです。

このコントロールする仕組みに欠かせないのがファイル基準表です。

しかし、ファイル基準表の作成と管理は、ファイリングシステムを維持運営していくうえで、文書事務においては大きな負担となります。
くろがねファイリング研究所では、ファイル基準表の作成と管理にあたって、２種類のファイル基準表ソフトを用意し、文書事務の軽減を図ります。
一つは、社員・職員の皆さんが使い慣れている表計算ソフトExcel版ファイル基準表です。もう一つはデータベースソフトAccess版ファイル基準表管理ソフトで、Excel版ファイル基準表のデータをインポートし、フォルダー検索や移換え・置換え・書庫登録・廃棄などがより迅速・的確に行います。また、Access版ファイル基準表管理ソフトデータをExcel版ファイル基準表にエクスポートすることもできます。

Excelファイル基準表

ファイル基準表の各項目（第１ガイドタイトル・第２ガイドタイトル・フォルダータイトル・保存年限等）の入力作業は、使い慣れているExcelを使用することで効率よく作成出来ます。
ファイル基準表作成後は次の作業が出来ます。

●ファイル基準表のデータにより、フォルダーラベル印刷ができます。
●フィルター機能を活用し、
　　・書庫保存したフォルダーの書庫棚位置の登録
　　・年度末作業に必要な作業リストの作成
　　・廃棄年月日の登録
　　などの作業が出来ます。
●検索機能により、フォルダーの検索が出来ます。

Accessファイル基準表

Excelファイル基準表は表計算ソフトですので、より多くの機能が必要な場合は、データーベースソフトAccessによるファイル基準表が必要になります。そこでExcelファイル基準表のデータをAccessファイル基準表にインポートし、Accessの機能により、フォルダー検索や移換え・置換え・書庫登録・廃棄などが迅速・的確に行います。また、Access版ファイル基準表管理ソフトデータをExcel版ファイル基準表にエクスポートすることもできます。

●登 録 項 目　　第１ガイド　第２ガイド　フォルダーの三段階の階層構造
●フォルダー登録項目　
　①フォルダー名（17文字以内）サブタイトル（20文字以内）
　②ファイル形式
　③取扱説明
　④保存年限（年度末廃棄・１年・３年・５年・10年・30年・永年を選択）
　⑤廃棄予定日（年度と保存年限から自動計算）
　⑥公開区分（公開・一部公開・非公開から選択）
　⑦公開目録印刷（通常は印刷であるが、印刷しないこともできる）
　⑧公開用名称・公開用サブタイトル
　　（フォルダー名・サブタイトルに個人名等があり、修正が必要であれば修正）
　⑨年度表示の有無（フォルダーラベルへの印字）